Quản trị là gì? Ý nghĩa, bản chất và vai trò trong tổ chức

Quản trị được xem như “xương sống” của một tổ chức, doanh nghiệp. Để mọi quy trình vận hành trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu nhất, không thể thiếu vai trò của quản trị.

Quản trị là gì?

Quản trị là nghệ thuật và khoa học trong việc đưa ra quyết định nhằm đạt được mục tiêu thông qua việc sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có. Đây không chỉ là việc thực hiện các quy trình hay tuân thủ các quy tắc, mà còn đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích, đánh giá, kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo hiệu quả.

Quản trị yêu cầu sự cân nhắc không chỉ dựa trên dữ liệu và phân tích, mà còn chú trọng đến yếu tố con người, văn hóa tổ chức và môi trường kinh doanh đang thay đổi. Một nhà quản trị giỏi cần linh hoạt, thích ứng với sự thay đổi và tập trung vào việc phát triển, truyền cảm hứng cho đội ngũ để cùng đạt được thành công.

Bản chất của quản trị

Bản chất của quản trị chính là tìm ra phương thức phù hợp giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả tối ưu với chi phí thấp nhất. Các quyết định trong quản trị cần linh hoạt và toàn quyền kiểm soát các hoạt động của tổ chức.

Điều kiện cơ bản của một hệ thống quản trị hiệu quả:

1. Chủ thể quản trị: Là cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị, với khả năng đưa ra quyết định mạnh mẽ và thuyết phục.
2. Đối tượng bị quản trị: Là các hoạt động trong tổ chức, như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, hành chính. Những hoạt động này chịu tác động trực tiếp từ chủ thể quản trị.
3. Mục tiêu rõ ràng: Là kim chỉ nam cho mọi quyết định quản trị.
4. Nguồn lực: Bao gồm con người, tài chính, vật chất, thông tin… giúp tối ưu hóa quá trình quản trị.

Quản trị giúp tối ưu nguồn lực trong tổ chức

Vai trò của quản trị

Quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng phát triển ổn định và lâu dài. Nếu quản trị thiếu hiệu quả, tổ chức sẽ gặp phải nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Vai trò của quản trị thể hiện qua 5 khía cạnh chính:

1. Vai trò đại diện

Quản trị là tiếng nói và bộ mặt của tổ chức. Mỗi quyết định hoặc quan điểm cá nhân từ bộ phận quản trị có tác động trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của tổ chức.

2. Vai trò lãnh đạo

Quản trị là cầu nối truyền tải tầm nhìn chiến lược, đồng thời tạo cảm hứng để các thành viên trong tổ chức thực hiện mục tiêu chung.

Vai trò lãnh đạo trong quản trị

3. Vai trò giao tiếp, kết nối

Quản trị tạo sự kết nối giữa các cá nhân, phòng ban trong tổ chức, đảm bảo thông tin được truyền tải minh bạch và chính xác. Đồng thời, đảm bảo sự liên kết giữa tổ chức với đối tác, khách hàng bên ngoài.

4. Vai trò ra quyết định

Quản trị chịu trách nhiệm đưa ra, phê duyệt và thực thi các quyết định, giúp tạo sự đồng nhất trong hoạt động của tổ chức.

5. Vai trò giải quyết vấn đề

Quản trị không chỉ theo dõi và kiểm soát hoạt động mà còn giúp xử lý những tình huống phát sinh, đảm bảo hạn chế tối đa rủi ro tiềm tàng.

4 chức năng của quản trị

Quản trị một cách hiệu quả bao gồm việc thực hiện 4 chức năng chính:

1. Hoạch định (Planning)

Xây dựng chiến lược và kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu chung. Chức năng này bao gồm đánh giá nguồn lực, vạch ra phương hướng, và xác định các biện pháp quản trị rủi ro.

2. Tổ chức (Organizing)

Phân bổ nguồn lực và xây dựng cơ cấu nội bộ hợp lý. Điều này bao gồm việc sắp xếp công việc, tài chính, nhân sự và các tiêu chuẩn đánh giá.

3. Lãnh đạo (Leading)

Hướng dẫn, truyền cảm hứng, động viên và điều phối hoạt động của đội ngũ nhân viên để đạt được kết quả tối ưu.

4. Kiểm soát (Controlling)

Theo dõi, đo lường và đánh giá tiến độ công việc để phát hiện vấn đề và điều chỉnh kịp thời.

Các chức năng chính của quản trị

Đặc điểm của quản trị

Quản trị hiệu quả đòi hỏi các đặc điểm chính:

Đặc điểm Quản trị	Mô tả
Lập kế hoạch	Xác định mục tiêu, phát triển chiến lược để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức	Sắp xếp nguồn lực, quy trình và công việc một cách hiệu quả.
Lãnh đạo	Truyền cảm hứng, phát triển nhân viên và tạo môi trường tích cực.
Kiểm soát	Theo dõi hiệu suất, đánh giá kết quả và điều chỉnh khi cần thiết.
Quyết định	Đưa ra các quyết định dựa trên phân tích và đánh giá thông tin.
Giao tiếp	Thực hiện kết nối trong nội bộ tổ chức và bên ngoài.
Đổi mới và sáng tạo	Khuyến khích sự sáng tạo để phát triển tổ chức vượt trội.
Quản lý rủi ro	Nhận diện và kiểm soát rủi ro nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực.

Phân biệt quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý đều là khái niệm quan trọng trong việc vận hành tổ chức. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa hai khái niệm này:

Yếu tố so sánh	Quản trị (Management)	Quản lý (Administration)
Khái niệm	Đưa ra chiến lược và chính sách.	Thực hiện các kế hoạch, quy trình.
Trách nhiệm	Tập trung vào chiến lược.	Triển khai chiến lược.
Thẩm quyền	Cấp cao nhất.	Cấp trung và cấp dưới.
Vai trò	Quyết định.	Điều hành.
Đối tượng	Quản trị con người.	Quản lý công việc.

Ví dụ về quản trị và quản lý

Ví dụ 1: Trong một công ty sản xuất ô tô

• Quản trị: Quyết định chiến lược sản phẩm, phân bổ nguồn lực nghiên cứu và phát triển.
• Quản lý: Điều hành dây chuyền sản xuất, kiểm tra chất lượng và theo dõi tài chính.

Ví dụ 2: Trong trường học

• Quản trị: Xác định chương trình học và mục tiêu giáo dục.
• Quản lý: Quản lý lịch học, giáo viên và hoạt động hàng ngày.

Quản trị vượt lên trên việc tổ chức các hoạt động thường ngày và trở thành yếu tố cốt lõi cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp và tổ chức.

Xem thêm: Ngày 24 tháng 4 là cung gì | 49-53 là gì